XÂY DỰNG YÊU CẦU PHÁT TRIỂN

MỘT HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LƯ TÀI CHÍNH

CHO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

 

--- oOo ---

Lê Anh Tuấn1, Nguyễn Văn Hiếu2, Eric Kluyfhout3, Peter Wolff 3, Bob van der Werf 4

=================================================================

1. Thạc sĩ Kỹ thuật, Trưởng Bộ môn Tin học, Khoa Khoa học, trường Đại học Cần Thơ

2. Thạc sĩ Kinh tế, Trưởng Pḥng Tài vụ, trường Đại học Cần Thơ

3. Tiến sĩ, Chuyên gia Công nghệ Thông tin, Dự án MHO-1, Vrije Universiteit Amsterdam, Hà Lan

4. Cử nhân Kinh tế, Trưởng Pḥng Tài chính Kế toán, Vrije Universiteit Amsterdam, Hà Lan

=================================================================

ABSTRACT

 

Within the framework of approved MHO-1 project (CanTho University Institutional Development Project), the selection plan of a financial package for CTU have been written. This report describes a procedure for the selection and implementation of an automated accounting systems, with emphasis on the General Ledger module. The procedure describes here starts from a need analysis which results in the specification of system requirements. These requirements are then used to evaluate a number of existing systems, which eventually results in the identification of the most suitable system.

=================================================================

 

1. GIỚI THIỆU

Trước đ̣i hỏi phát triển ngày càng qui mô về số lượng cũng như chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao kỹ thuật của trường Đại học Cần Thơ, sớm nhận thấy đă đến lúc cần phải điện toán hóa việc quản lư tài chính rất đa dạng của Pḥng Tài vụ nhà trường, bao gồm việc quản lư nhiều nguồn ngân sách nhà nước, kinh phí viện trợ, học phí, lao động sản xuất, dịch vụ và các khoản đóng góp khác, ....

 

Trong khuôn khổ thực hiện của Dự án MHO-1 (CanTho University Institutional Development Project), giữa sự hợp tác giữa trường Đại học Cần Thơ (ĐHCT), Việt Nam và Vrije Universiteit Amsterdam (VUA), Hà Lan, đề tài này đă dành 2 năm 1997 - 1999 để thực hiện việc phân tích hệ thống tài chính của ĐHCT, xây dựng yêu cầu, tiến tŕnh chọn lựa và kế hoạch thực hiện việc xây dựng một bộ phần mềm quản lư tài chính chung cho nhà Trường.

 

Trên thị trường, trong và ngoài nước, có rất nhiều bộ phần mềm quản lư tài chính kế toán khác nhau, như AccNet (Seatic), Vision Piont2000 (SBT), TRAVERSE Accouting Bussiness Software, 20/20 Software (MAS 90R), SOLOMON IV (Solomon Software), ... Hầu hết đây là các phần mềm mạnh, chạy trên các hệ thống máy tính lớn, giải quyết được nhiều yêu cầu nghiệp vụ kế toán tài chính. Tuy nhiên, khả năng áp dụng vào ĐHCT có những hạn chế:

 

 

Do vậy, sau khi xem xét các khía cạch của vấn đề, Dự án MHO-1 đă cấp kinh phí để xây dựng một bộ phần mềm riêng cho ĐHCT.

 

2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

Mục tiêu chính của chương tŕnh này nhằm giải quyết việc quản lư tài chính theo:

 

Nguồn kinh phí của ĐHCT: gồm 2 nguồn chính là  (1) ngân sách Nhà nước cấp qua Kho bạc và (2) các khoản thu khác mà Trường được phép nhận qua Kho bạc hoặc Ngân hàng thương mại.

 

Loại kinh phí: trong từng nguồn kinh phí có nhiều loại kinh phí khác nhau. Mỗi loại được chi tiêu cho từng mục tiêu và phạm vi nhất định. Không thể lấy loại kinh phí cho mục đích này để sử dụng cho mục đích khác.  Đối với từng loại kinh phí, phải lập dự toán, làm sổ kế toán và báo cáo tài chánh theo định kỳ. Mỗi loại chi tiêu phải theo một Mục lục Ngân sách Nhà nước do Bộ Tài chính qui định.

 

Công tác kế toán của Nhà trường phải tuân theo các qui định về kỹ thuật nghiệp vụ do Bộ Tài chính ban hành. Công tác quản lư Tài chính của Pḥng tài vụ bao gồm các vụ việc liên quan đến các báo cáo tài chính (báo cáo quyết toán) năm theo từng loại kinh phí và tổng hợp toàn bộ các loại kinh phí của Trường theo các mẫu định sẵn dựa theo các hệ thống sổ sách kế toán qui định, gồm sổ tổng hợp (số cái) và sổ chi tiết (phản ánh chi tiết từng tài khoản kế toán).

 

Công tác kiểm toán do cấp trên (Kho bạc, Vụ Tài chính Kế toán) hoặc Bộ Tài chính thực hiện để kiểm tra mức độ chính xác các báo cáo tài chính để duyệt quyết toán (duyệt số thực tế đă chi cho các công việc đă hoàn thành).

 

Các công việc này hiện nay vừa được xử lư bằng tay và bằng máy tính (các phần mềm chạy bằng chương tŕnh FoxPro hoặc Microsoft Access).  Việc tự động hóa các cơ sở dữ liệu chưa được thực hiện. Do vậy việc xây dựng một bộ phần mềm thống nhất riêng cho ĐHCT là một việc cần thiết.

 


3. PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH

 


                                                                                   

                                                                       

 

 

                                                                                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

 

 

                                                                                                                                                -

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                       

                                                                                                                                                                                                            -

                                                                         

                                                                         

                                                                       

 

 

 

                                                                                   

                                                                                   

                                                                       

                                                                                   

           

                                               

4. YÊU CẦU HỆ THỐNG    

4.1 Yêu cầu chức năng

Yêu cầu chức năng cho Sổ cái (General Ledger) và Sổ Quĩ (Cashier) là:

 

YÊU CẦU CHUNG

 

YÊU CẦU SỔ CÁI

Tổ chức

 

Đăng kư chuyển tiền

 

Bảo mật

 

Thể hiện trên màn h́nh và máy in

 

Sự hợp nhất

 

4.2 Yêu cầu về kỹ thuật

Hệ thống sẽ được vận hành một cách tập trung tại các văn pḥng của Pḥng Tài vụ ở Khu I. Ở thời điểm hiện tại, các văn pḥng này được nối với nhau qua một mạng cục bộ LAN với cho 12 cán bộ làm việc. Hệ điều hành mạng là Novell Netware 4.1. Hệ thống cần chạy dưới môi trường Windows. Hệ thống quản lư dữ liệu được dùng trong hệ thống phải cho phép việc nhập và xuất tự do dữ liệu đến các ứng dụng Windows khác như phần bảng tính và không bị ảnh hưởng đến sự cố Y2K.

 

4.3 Yêu cầu tính thể hiện

Hệ thống phải cho phép nhập và chất vấn theo kiểu trực tuyến. Hệ thống cho phép sử dụng hết tiềm năng của phần cứng. Mục tiêu là làm sao cho 5 người dùng đồng thời cùng lúc có thể thể hiện trên màn h́nh xuất không quá 2 giây đồng hồ, và các chất vấn cho việc chuyển tiền cá nhân không kéo dài việc thể hiện quá 3 giây đồng hồ.

 

Cho các hoạt động mất thời gian (như in chi tiết tổng thể), hệ thống phải có thể định nghĩa kiểu chữ in mà có thể thực hiện in một ḿnh sau giờ làm việc.

 

4.4 Yêu cầu về dữ liệu

Hệ thống phải đến được với một từ điển dữ liệu chi tiết. Dữ liệu không bị ảnh hưởng Y2K.

 

4.5 Yêu cầu đi kèm (tailoring)

Hệ thống phải có được mă nguồn của hệ thống và các công cụ phát triển hệ thống (bao gồm tự điển dữ liệu) để ứng sửa hoặc mở rộng hệ thống trong tương lai cho phù hợp với các nhu cầu đặc biệt của ĐHCT.

 

4.6 Yêu cầu cho người sử dụng

Phần lớn, cán bộ Pḥng Tài vụ bị hạn chế trong hiểu biết máy tính, hệ thống phải theo các chuẩn sau:

 

Do giới hạn về khả năng ngoại ngữ và theo qui định của Nhà nước:

 

Do giới hạn kinh nghiệm trong việc dùng hệ thống kế toán tự động, nên:

 

4.7 Yêu cầu về tổ chức

Việc giới thiệu hệ thống tài chánh gây một số thay đổi trong Pḥng Tài vụ. Các vấn đề quan trọng nhất là:

 

4.8 Yêu cầu kiểm soát và bảo mật

Yêu cầu kiểm soát và bảo mật phải được thực hiện bên trong hệ thống (quyền truy xuất của người dùng qua mật khẩu, thể hiện và in ra các chuyển tiền thực hiện trong hệ thống) đă được liệt kê. Quyền truy xuất dữ liệu của người sử dụng cần thiết phải được định nghĩa tại cấp độ trường dữ liệu, nơi mà các quyền sau có thể phân biệt:

 

Hệ thống không cho phép xóa các dữ liệu sau:

 

Để tránh các mất mát dữ liệu trong trường hợp có sự cố (cháy, v.v...), hệ thống cần thiết phải được trang bị một ổ dĩa lưu trữ tự động mà có thể lấy ra khỏi máy cái (ở pḥng khác). Ngoài ra, cần có đĩa lưu trữ dữ liệu hàng tuần được cất giữ một nơi nào khác.

Để phục vụ cho việc đóng hệ thống mà không cần người có thẩm quyền (như lúc bị sự cố điện, sai lầm người vận hành, v.v...), hệ thống cần có một thiết bị quay lại (roll-back) mà có thể thực hiện lúc khởi động lại hệ thống.

 

Để ngăn cản việc nhiểm virus tin học, mạng phải được bảo vệ bằng phần mềm chống virus.

 

4.9 Yêu cầu sự tin cậy

Như mục 4.1 đă nói, hệ thống phải từ chối tự động khi có việc nhập sai. Các kỹ thuật sau đây cần ứng dụng để bảo toàn tính nguyên vẹn của dữ liệu:

 

4.10 Yêu cầu giao diện

Hệ thống quản lư dữ liệu dưới hệ thống tài chính phải cho phép nhập - xuất dữ liệu đến và từ các ứng dụng FoxPro hiện tại cho Lương, Học bổng Sinh viên, và Tài sản. Hệ thống có thể qua môi trường Windows, "kéo và nhúng" dữ liệu giữa hệ thống tài chánh và các ứng dụng Windows khác.

 

4.11 Yêu cầu tổng hợp

Tất cả các chuyển tiền tạo dưới các module như Nợ phải trả, Nợ phải đ̣i, và Tiền mặt phải tự động tải lên module Sổ cái.

 

4.12 Yêu cầu cho việc duy tŕ hệ thống

Việc quản lư hệ thống có các yêu cầu sau:

 

Trong trường hợp bên cung cấp cho ra (cập nhật) hệ thống mới, trong các điều mục của hợp đồng cần ghi rơ có việc cung cấp miễn phí hay không.

 

4.13 Yêu cầu về kinh tế

Giá cho hệ thống cốt lơi chừng 17.000 USD là có. Số tiền này sẽ dùng cho:

Phiên bản của người của người viết chương tŕnh, phải thỏa măn yêu cầu tương thích với yêu cầu đặc trưng của ĐHCT, giá không quá 17.000 USD

 

Ngoài ra, để có tiền cho  chi trả hệ thống, các phần sau sẽ cần yêu cầu:

 

4.14 Yêu cầu ngoài

Bên cạnh yếu tố cho hệ thống phải có thể phù hợp với yêu cầu của Nhà nước Việt nam liên quan đến việc qui định Danh mục tài khoản và báo cáo theo Luật Công ty.

 

4.15 Yêu cầu nhà cung cấp

Bên cạnh chất lượng của hệ thống, độ tin cậy và khả năng truy cập của nhà cung cấp cũng là điều quan trọng. Các phương diện cần xem xét là:

 

5. KẾT QUẢ

Đến nay, Pḥng Tài vụ và các cố vấn kỹ thuật đă thực hiện việc chọn nhà cung cấp phần mềm qua hợp đồng soạn thảo, cài đặc, hướng dẫn và bảo tŕ. Việc thực hiện hợp đồng đă và đang được tiến hành. Các khảo sát sơ bộ cho thấy phần mềm thử nghiệm đă thỏa măn 75% khối lượng công việc và không bị ảnh hưởng sự cố Y2K. Tuy nhiên, trong quá tŕnh thực hiện, có nhiều sự thay đổi về qui chế quản lư tài chính của Nhà nước khiến nhà cung cấp phải vất vả điều chỉnh và sửa chữa liên tục. Hy vọng đến năm 2000, trường Đại học Cần Thơ sẽ chính thức chuyển qua việc quản lư tài chính trên bộ phần mềm mới này.

===================================================================

TÀI LIỆU THAM KHẢO CHÍNH

1. Bộ Tài chính, 1996, Danh mục Hệ thống Tài khoản Kế toán

2. Đỗ Văn Xê, Lê Anh Tuấn, Đặng Đức Trí, Eric Kluyfhout, Leo Trippelvitz, 1996, CanTho University's Information Strategy Plan, Vrije Universiteit Amsterdam, the Netherlands.

3. L.A. Tuấn, N.V. Hiếu, Eric K., Bob v. W., Pieter W., 1997, Selection of a Financial Package for CanTho Univesity, Vrije Universiteit Amsterdam, the Netherlands.

4. Tài liệu download trên Internet qua các địa chỉ: http://www.excelco.com (accouting system); http://www.sbt.com (VisionPoint 2000);  http://www.osas.com (traverse); ...

==================================================================

Đại học Cần Thơ, 1999